Manajemen Ruang Lingkup
Setiap proyek pasti memiliki
objektif yang ingin dicapai. Objektif tersebut dapat berupa produk yang
memiliki fitur, fungsionalitas, atau spesifikasi tertentu atau pelaksanaan
terhadap sejumlah aktivitas tertentu. Diagram dibawah ini menjelaskan suatu
manajemen yang terdiri dari Initiation, Scope Planning, Scope Definition,
Scope Verification, dan Scope Change Control.
Ruang lingkup proyek dapat
dinyatakan dalam kata-kata seperti yang sering terdapat pada dokumen Term Of
Reference (TOR) atau Request For Proposal (RFP) maupun diagram
gambar.
Contohnya di
dalam teknologi informasi adalah :
- Pembuatan aplikasi perangkat lunak
yang memiliki fungsi untuk menjalankan proses manejemen sumber daya
manusia
- Instalasi infrastruktur jaringan wide
area network yang menghubungkan kantor pusat dengan sejumlah kantor
cabang
- Migrasi data pelanggan sebuah
perusahaan dari sistem lama ke sistem baru
- Implementasi sebuah paket aplikasi
yang siap diterapkan di dalam sebuah unit organisasi
- Pembuatan masterplan atau blueprint arsitektur teknologi informasi sebuah strategic business unit dan lain sebagainya.
Proyek adalah
kegiatan yang melibatkan berbagai sumber daya yang terhimpun dalam suatu wadah
(organisasi) tertentu dalam jangka waktu tertentu untuk melakukan kegiatan yang
telah ditetapkan sebelumnya atau untuk mencapai sasaran tertentu.
Kegiatan proyek
biasanya dilakukan untuk berbagai bidang antara lain sebagai berikut:
- Pembangunan fasilitas baru. Artinya merupakan kegiatan yang
benar-benar baru dan belum pernah ada sebelumnya, sehingga ada penambahan
usaha baru.
- Perbaikan fasilitas yang sudah
ada. Merupakan kelanjutan dan usaha
yang sudah ada sebelumnya. Artinya
sudah ada kegiatan sebelumnya, namun perlu dilakukan tambahan atau perbaikan
yang diinginkan.
- Penelitian dan pengembangan. Merupakan kegiatan penelitian yang dilakukan untuk suatu fenomena yang muncul di masyarakat, lalu dikembangkan sedemikian rupa sesuai dengan tujuan yang diharapkan
Ruang lingkup
proyek meliputi, menentukan proyek yang akan dimulai, perencanaan lingkup
proyek yang akan dikerjakan, proyek, pengembangan kondisi pencapaian dan
pernyataan gambaran proyek.
Definisi
Menentukan Projek
Jika anda tidak tahu ke mana anda akan pergi, bagaimana Anda akan tahu
kapan dan jika anda sampai di sana? Begitu sering kali kita melihat
proyek-proyek dimulai dengan awal yang buruk hanya karena tidak pernah ada
pemahaman yang jelas tentang apa yang harus dilakukan. Pembahasan ini membuat
anda mulai dengan langkah yang benar dengan serangkaian kegiatan yang mengarah
pada definisi yang jelas dan dipahami tentang apa proyek itu. Kita mulai dengan
alat komunikasi yang disebut Kondisi Pencapaian.
Pengembangan
Kondisi Pencapaian
Jika kami harus memilih satu area di mana sebuah proyek dapat mengalami
kesulitan, itu akan menjadi awal. Untuk beberapa alasan, kami memiliki waktu
yang sulit untuk memahami apa yang kami katakan satu sama lain, seberapa sering
Anda menemukan diri Anda berpikir
tentang apa yang akan anda katakan sementara pihak lain berbicara? jika Anda
akan menjadi manajer proyek yang sukses, anda harus menghentikan perilaku
semacam itu. keterampilan penting yang perlu dikerjakan manajer proyek adalah
keterampilan mendengarkan yang baik.
Kondisi pernyataan kepuasan memberikan masukan yang anda perlu untuk
menghasilkan pernyataan Ikhtisar proyek. Pernyataan Ikhtisar proyek adalah
dokumen singkat yang ringkas menyatakan apa yang harus dilakukan dalam proyek,
mengapa hal itu harus dilakukan, dan apa bisnis nilai ini akan memberikan
perusahaan ketika selesai
Tujuan utama dari pernyataan gambaran proyek ini adalah untuk mengamankan
persetujuan manajemen senior dan sumber daya yang dibutuhkan untuk
mengembangkan rencana proyek yang rinci. Ini akan ditinjau oleh manajer yang
bertanggung jawab untuk menetapkan prioritas dan memutuskan apa proyek untuk
mendukung. Hal ini juga pernyataan umum yang dapat dibaca oleh pihak yang
tertarik dalam perusahaan.
Bagian dari
pernyataan gambaran proyek adalah :
• Masalah / Peluang
• Tujuan proyek
• Kriteria keberhasilan
• Asumsi, risiko, hambatan
Sumber :
• K.C. Chan, Peter Ong, & R. Eko
Indrajit. Integrated Project Management. Yogyakarta : ANDI; 2004.
• Robert K.Wysocki, Robert Beck Jr., David
B.Crane. Effective Project Management, Second Edition. Canada : John
Wiley & Sons, Inc; 2000.
